Tento príspevok bol pôvodne publikovaný na stránke https://kryptomagazin.sk/pracovna-cesta-sa-moze-firme-predrazit-tieto-chyby-robia-zamestnanci-najcastejsie/ a autorom článku je Karina Daráková. Tento článok je iba kópia originálneho článku.
Pracovné cesty sa často spájajú so zvýšenou administratívou. Týka sa to zamestnanca, ktorý peniaze míňa, aj zamestnávateľa, ktorý oprávnené náklady zamestnancovi prepláca. Z pomerne jednoduchej dvojdňovej cesty do susedného štátu sa môže stať nočná mora. Deje sa to napríklad vtedy, keď zamestnanec doklady stratí alebo si neskontroluje ich správnosť.
Ondrej Gaššo, odborný metodik z HR systému Humanet hovorí, že so spracovaním ciest sa spája administratíva v troch fázach.
Prvou je vypísanie cestovného príkazu, jeho schválenie a vyplatenie prípadného preddavku. Patrí sem aj objednanie služieb vopred, napríklad ubytovania, leteniek, cestovných lístkov, vstupeniek na podujatie, či prenájmu techniky.
Druhou fázou je samotné vyúčtovanie. Zamestnanec po návrate z cesty na základe dokladov požiada o preplatenie výdavkov a cestovných náhrad. Ideálne je, ak takéto vyúčtovanie schváli účtovník, prípadne aj nadriadený.
Treťou fázou je vyplatenie a zaúčtovanie. Každá z nich si vyžaduje čas – zamestnanca aj účtovníka.
Pracovné cesty – koľko času zaberie ich príprava?
Koľko presne? Humanet to prepočítal na konkrétnych príkladoch, pričom vychádzal z konzervatívneho odhadu 10 minút na jeden príkaz.
V malej firme s 25 zamestnancami, kde cestuje najmä riaditeľ raz až dvakrát týždenne, vznikne ročne 50 až 100 cestovných príkazov, čo predstavuje 8 až 17 hodín administratívy ročne. Na prvý pohľad znesiteľné.
Inak to vyzerá vo firme so 100 zamestnancami, kde desať obchodníkov absolvuje každý priemerne tri cesty týždenne. Ročne to generuje približne 1 400 príkazov a celková hodinová záťaž dosiahne zhruba 233 hodín – takmer šesť týždňov práce jedného človeka, len na papierovanie okolo ciest.
V 500-člennej firme, kde pravidelne cestuje asi 10 % zamestnancov, vznikne ročne 5 000 až 7 000 príkazov. Hodinová záťaž sa pohybuje medzi 833 a 1 167 hodinami ročne, päť až sedem mesiacov práce na plný úväzok.
Podľa Humanetu pritom vhodný softvér pri bežnom cestovnom príkaze skracuje čas manuálnych úkonov o viac než 75 %. Ďalším benefitom je nižšia chybovosť a odbúranie fyzického archívu.
Note: There is a poll embedded within this post, please visit the site to participate in this post’s poll.
Čo všetko je možné si dať do nákladov
Do nákladov je možné si zahrnúť faktúry a pokladničné doklady súvisiace s pracovnou cestou a neprekračujúce zákonné limity, napríklad na stravné, ubytovanie, dopravu, palivo, parkovné a podobne. Naopak, ako nedaňové posudzuje firma nadmerné náklady, napríklad na luxusné ubytovanie, pokuty či sumy presahujúce zákonné limity.
V praxi napríklad vznikajú často problémy s použitím súkromného vozidla. „Firma musí mať na pamäti, že takéto vozidlo treba zahrnúť do najbližšieho daňového priznania dane z motorového vozidla. Je preto potrebné si odložiť kópiu technického preukazu vozidla,“ radí Ondrej Gaššo.
Slúži najmä ako zdroj údajov vozidla do daňového priznania, ale poskytuje aj dáta o referenčnej hodnote spotreby paliva vozidla. Vyspelé programy umožňujú podchytiť aj mix paliva, keďže viaceré typy vozidiel už používajú rôzne zdroje pohonu. Správne vypočítané náhrady vyžadujú tiež cenu paliva v čase jazdy.
Problematická môže byť aj kontrola odjazdených kilometrov, keďže v súkromnom vozidle nemusí byť nainštalovaný GPS tracker. Humanet preto radí starostlivo si zaznamenať počet najazdených kilometrov a priradiť ich účelu cesty.
„Dobrým zvykom je, ak firma trvá na havarijnom poistení súkromného vozidla, ktoré sa použije na služobné účely. Vyhne sa tým možným komplikáciám v prípade nepríjemnej udalosti vzniknutej počas pracovnej cesty,“ odporúča Ondrej Gaššo.
Odborník ešte neznamená dobrý šéf: Na toto firmy doplácajú čoraz častejšie
Nočná mora – stratené doklady
Pre zamestnanca je pravdepodobne najväčšou nočnou morou súvisiacou so spracovaním pracovnej cesty strata dokladov. Drahá večera s obchodným partnerom, či ubytovanie v dobrom hoteli, dokážu zájsť hlboko do peňaženky. No doklady si treba odkladať aj za drobné výdavky ako parkovné, pohonné hmoty alebo jazdu taxíkom.
Ako uvádza Ondrej Gaššo: „V prípade straty dokladov má zamestnanec možnosť vyžiadať si od poskytovateľa služby opis dokladu. Pri faktúrach je to jednoduchšie, no pri bločkoch z registračnej pokladnice niekedy nemožné.“ Niektoré spoločnosti preto umožňujú zamestnancom podať v takých prípadoch čestné prehlásenie.
Väčšinou to upravujú interné smernice. „Je potom na posúdení firmy, či, v akej výške a ako často takýto výdavok bez dokladu uzná a preplatí,“ konštatuje Gaššo. Upozorňuje ale, že aj tak ide z pohľadu zamestnávateľa o nedaňový výdavok. Z toho dôvodu odborník zamestnancom a firmám odporúča uchovávať si doklady v elektronickej podobe. Stačí aj kvalitná fotka z mobilu.
„Z praxe sa digitálna forma dokladov ukazuje ako oveľa efektívnejšia. Odbúrava sa ňou množstvo administratívnej práce a aj priestoru vo firemnom archíve. Nehrozí blednutie bločkov a jednoduchšie sa v nich vyhľadáva spätne,“ uvádza Gaššo. Zároveň dodáva, že audítori s absenciou fyzických dokladov problém nemajú.
Automatizácia a digitalizácia tak môže ušetriť veľký rozsah práce, niekde až o 75% podľa skúseností z implementácií.
Príspevok Pracovná cesta sa môže firme predražiť: Tieto chyby robia zamestnanci najčastejšie je zobrazený ako prvý na Kryptomagazín.
